融凝團隊(上):用LIFO方法協助團隊成員的長處管理

摘錄自原文作者:Stuart Atkins and Allan Katcher
融凝團隊是一個大學問,它牽涉了主管與成員之間的關係,亦涉及了成員彼此的溝通、合作狀態。 此文聚焦在團隊領導人如何對待團隊成員,讓交流能夠更有效,讓領導者更能夠理解成員的狀態與偏好風格,並且協助成員進行長處管理。

用別人喜歡的方式對待別人

「己所欲,施於人」是很好的道德格言,卻是很差的管理理論。它假設每個人都是一樣的,而且對同樣的對待方式有相同的響應。然而,事實並非如此,並不是所有人都樂於被你喜歡的方式對待。大多數的人並不像你,甚至他們彼此間也不相同。若要進行良好管理,需要知道如何欣賞別人的風格、長處和動機,這樣才得以和諧相處。 要讓你的團隊有最佳表現,你必須要使他們像管弦樂團一樣地合作:個人都盡其所能,而整個團體在融合個人的長處後也有最佳表現。要達到這個境界,你必須先剖析出各人不同的行為風格。了解個人的行為模式,主要是由四種基本行為風格組合而成,其中有一或二種最佔優勢。其它較不常用的行為風格則在情況需要時才會產生作用。風格無好壞之分,它們只不過是個人所採用的不同行事方式,每一種風格都是可接受的,而且都能發揮其效益。

LIFO方法中四種行為風格如下:

主要風格是支持/退讓(SG)的人傾向於信任別人、響應別人、有理想性和忠誠度高。當你指派一項任務給這類人時,他們會盡力把事情做好,並且為自己和共事的人設定高標準。他們很容易接納別人的意見、願意合作、樂於助人,是天生的團隊成員。

以掌握/接管(CT)為主要風格的人則相當積極進取。他們行動迅速、充滿自信、具說服力和競爭力。這類「掌管」型的人不喜歡受人督導。他們喜歡擔任那個指派「該做甚麼事」的人。

還有一類講求方法和精確度的持穩/固守風格(CH)的人。他們在行動之前會先想好要做一件事有那些可能的方法。他們考慮周全,實事求是,運用現有的一切資源,絕不是做夢型的人。他們常讓人覺得對事情有所保留,甚至有點缺乏熱忱,但是他們行事可預測而且能信賴。

最後談到以順應/妥協為主要風格的人。他們行事有彈性、有熱忱、也有技巧。他們好像從不樹立敵人,人見人愛。他們對別人的需求和感覺很敏銳,也會依此調整自己的因應方式。受歡迎和受注目對他們而言很重要,此外他們能接受新構想,並激勵同事和部屬完成任務。

融合和配合

在任何單位裡,各種風格都有獨特的表現方式,也都有其重要性。換言之,良好的團隊合作的秘訣在於融合不同的行為風格。做為主管,你必須鑑別各個成員偏好的風格,並以此作參考來督導他們。然後藉著向他們解釋各種風格的特性與差異,並說明各種風格都能有獨特貢獻,你可以促成更好的團隊合作。在你的引導下,你的團隊成員將學習到如何藉由融合與配合他們的風格,以及欣賞與善用彼此的差異,以達到整體最佳表現。

團隊凝融的危機:成員長處運用過當

然而,如果大家誇大的表現自已的風格,彼此的歧異就不容易被互相欣賞。一件好事被做得過火,超過某種限度的話,長處就變成缺點。 所以,一個主要風格是掌握/接管的職員,原來的特色是開創和自信,可能過分得變成衝動和傲慢了。而一個主要風格是持穩/固守的同事,向來是謹慎、 講求方法和擅長分析,也可能變得墨守成規、吹毛求疵、甚至陷入分析癱瘓。在你的部屬之中,某個偏好支持/退讓風格的人可能過度信任別人而容易受騙,也可能追求卓越到一種過度完美主義的地步。另一個偏好順應/妥協風格的人則誇大他的彈性作風,變得前後不一致,而善於應對的行為也顯得是巴結諂媚。 

過當的行為來自四種可能性:

一、過往的成功經驗:人們之所以太常或過度表現某些行為,是因為他們的風格常讓他們感到滿意和得到回報。他們的風格不是一向造成他們的成功嗎?所以,即使情況不需要,多這樣做又有何妨? 
二、環境的壓力:過當也可能由工作環境中的壓力所造成。舉例來說,目標模糊就可能對工作者產生壓力。當你的目標是要提高利潤,但你得不到任何關於要提高多少利潤或在什麼期限以前達成的指示時,就會產生壓力。也可能別人為你設下不合理的期限,你根本就無法如期達成要求。
三、職權和責任的分際不清:在此情況下,沒有人能弄清楚他們應該做什麼?向誰負責?工作要求裡是不是有一些互相衝突的期望?舉例來說,行銷部門可能要員工在工作時出手大方些,但財務部門的則要求要節省開支。
四、工作負擔過重:可能工作和責任遠超過個人所能負擔的範圍,也可能經驗不足,造成個人或整個團隊都無法理解工作要求。在幫助員工避免過當行為前,務必先檢視工作環境和工作規章,看看這些對員工有何影響,在必要和可能時盡量做適度的調整。

按對扭:幫助團隊成員進行長處管理

工作環境與規章調整後,下一步即是分析各團隊成員的風格,並依其風格來影響他們。並不是說要你改變自己習慣的管理方式,而是在不同職位上為每個成員找出適用的動機和意義。 假如你想影響一個主要風格是支持/退讓(SG)的人,你的辦法是:請他協助,強調有價值的理由,提到他的理想和追求卓越的精神,表達你個人對他工作的關心,強調有機會自我發展。「Jack,我真的需要你協助我做這個案子。它對公司和我們部門都很重要。如果我們做得出色,大家都會知道我們的部門有多優秀。另外,能夠進入計劃核心,對你個人而言也是個很好的學習經驗。」當他願意參與新任務時,和他一起討論工作目標,顯示你個人的投入及對他的表現感興趣。當他有問題或需建議時,要給予指點,並且信任和肯定他的價值。如果要影響一個偏好掌握/接管(CT)風格的人,訴諸他的競爭心。提供他大責任、權力和達成目標所需的資源,並讓他表現他能怎麼做。別盯他、站遠些,給予發揮和獨立作業的空間。「May,這個新計劃太難了,其它部門也料定我們會做垮。我希望由你負責來做,讓別人知道我們辦得到。這計劃完全是你的,我可以指派你要的人─但我期待你把它做好。如果這個計劃還能做,就只有你能做了。」當然,要把後果說明清楚,並設立明確的界限,讓她知道你的期望。但是也要讓她知道你會接受她的構想,並欣賞她的開創部分。和她略為爭論一番,讓她較有警覺心。

碰到主要風格是持穩/固守的人,要針對他講求方法的特性。他沒有賭性,所以提出的構想要是低風險的,是最適合他的分析能力的事,能讓他運用邏輯和事實取向的處理方式。若要讓他進入新領域,需強調它和現有工作的關聯,這樣他才覺得對新工作有熟悉感。

「Tim,這是另一個新計劃,和去年我們接的那件差不多。我希望你深入研究一下,找齊所有我們需要的資料,把它做得有效而正確,我們已做過這類案子,你知道我們要的是什麼。」

在對待他時,你要顯示你會客觀公正,並前後一致來看他的表現及指導他。他不喜歡意外或迂迴曲折,所以要說得很詳細且有條理。另外還要有系統地和他一起觀察事情的進展。

至於面對偏好順應/妥協風格的人,要善用計劃中與社交有關的部分,這是讓他和別人一起工作的大好機會,而且有機會受人矚目。說明社交技巧的重要和適應能力的需要。

「Amy,有個案子需要你來處理,公司最高階層對這個項目很關心,如果做得成,每個參與的人都是贏家。不過,別的部門對這個案子似乎也有意見,我們必須要把他們的構想納入最後方案裡,不要讓他們覺得我們強壓在他們頭上。我們一定要做得有彈性些!」

要多提供一點消息,對事情的進展要給予有幫助的回饋。在催促他作決策之前花點時間和其社交,記得要保持友善關係、輕鬆、非正式,並且以她為主角。

當然,你不需要等到有真正的新任務來時才激勵你的部屬,要他們以嶄新的活力來做事。進行中的工作也可採用相同的原則和選擇。大家都希望主管多了解他們,你可以用適合於他們的風格的方式來滿足他們的需求。而這也就是LIFO方法的精神:理解他人的偏好風格,並且以他們所喜歡的方式來溝通/交流與達到共識,讓你與團隊成員之間的合作更順暢。

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