同舟共濟的藝術:向上管理與溝通的實戰攻略

上級管理何以重要?因為它牽涉到個人工作的效率、順暢性以及職業生涯的順境與逆境。你的上級,基本上是和你在同一條船上,你們之間的利益是捆綁在一起的,對方是掌舵人,你則是讓船順利行進、觀看風向並且調度人力的能手,彼此誰也缺不了誰。良好的上下級關係會是同舟共濟、攜手達標,然而,若是相互猜忌、懷疑、虛假溝通、被動並且具有攻擊性的互等對方犯錯出糗,這就是一場雙輸的同床異夢了(然而這又是常見的一種上下關係的狀態)。今天就讓我們來分享一位LIFO資深講師Tim的親身案例,讓我們來釐清如何使用LIFO方法來進行有效的向上管理。
   
                 之一 °   

理解不同風格主管的行事特徵

Tim是台灣某科研機構內的人資主管,他原先的老闆William為持穩/固守(CH)的高分組,極度的謹慎、仔細並且思慮周全。依據Tim的說法:“我們相處愉快,我自己本身的CH分數也不低,跟隨William多年,掌握到了對方的要求精準、縝密以及近乎嚴苛的邏輯,我算是他的得力助手,做得到大部分William的要求。
他的特色是,在你與他討論某件事情時,會覺得很有挑戰,因為他會不斷的逼問:還有甚麼資訊?你有蒐集更多證據嗎?挑出你遺漏的細節,但當你自己思維跟整體脈絡還沒整理好時,他在逼問之外,也會協助你做一個完整性很高的確認跟歸納。”William的上級就曾評論:“他是一個做事非常可靠的人。”然而,William的穩健卻沒有獲得研發部的同級主管Steve之青睞,Steve的主風格為掌握/接管(CT),由於其迅速、目標明確而不廢話的風格特性,他總是嫌棄William的步調不夠明快。
Tim回憶,在雙方還是平行單位的同級主管時,就時常見到William要找Steve研討事情,正待他要從頭開始慢慢細說時,Steve就發脾氣走人了,旁若無人,也不在乎William才發話到一半。Tim言:“我那時候在現場目睹一切,見證了兩人關係的緊張,以及Steve在人際方面的不修邊幅。”造化弄人,William後來被調職到其他單位,而Steve也同步的被調到Tim所在的人資部門,這位“作風粗魯、和Tim的前上司不合”的人,就這樣尷尬地成為Tim的新上級。Tim作為“前朝遺老”,首當其衝的承接了William和Steve之間累積的衝突與張力,他坦承“我剛開始是忐忑的,不清楚自己未來的職業生涯會怎麼發展?擔憂現任上級與前任上級之間的不合會不會影響了我整體的事業發展。”
換言之,對Tim來說,除了承繼了兩位上級之間的爭執之外,他還面臨了一個轉折,也就是從和主風格為CH的上級共事,轉變到主風格為CT的上級合作相處。

                   之二 °  
           “橋接”彼此的差異:找出最有效的溝通方式
Steve交接以後,第一次和Tim接觸,就大白話的坦誠:“Tim我不欣賞你。”這個看起來很劍拔弩張的初次正式見面,其實對他們雙方來說是一次很有效的溝通。由於Steve偏好CT風格,他快狠準的把話講開,並表達自己的意見:“你太像你的老闆。做事情看起來品質是很好,但不夠快狠準。”如果Tim在這個被指責的當下,把這些話語都當成針對他前上級,甚至是針對他個人的偏見,那他與新上級之間就不可能有良好的發展。
然而,Tim一聽Steve的發言,便了然Steve和William之間的衝突,其實不是兩人有甚麼實質的利益衝突或私仇,而是不同價值觀、相異的風格所導致的溝通障礙。Steve表明自己的態度之外,也嘗試想一些方案解決:“這樣啦,我想我要慢慢淡化對你的偏見,請你也試著不要像你之前的老闆那樣。有些事情就很直接了當跟我講結論是甚麼,你打算採取甚麼行動。”Tim回:“那我也請您幫忙一件事,當我們還在討論階段時,能不能多給我一點時間構思?不用像William給的時間那麼充裕,但給一個剛好足夠的思考時間。除此之外,因為我熟悉不同部門的運作與人事,在這方面我也會協助對外的溝通協調。”兩人迅速的達成共識,也形成針對各自長處的分工。

Tim自己的LIFO風格,以CH與AD為主,現在Steve希望他的CH可以不要過當,能夠加強決斷力與速率,Tim就用自己AD所具有的彈性、配合度高、能夠抓住他人喜好習性的特點,與Steve協商,並在往後的工作分配上,協助Steve在人事方面的溝通處理。

Tim認為,對Steve這樣的CT主管而言,他說話不客氣、雷厲風行,但和他溝通可以很直來直往,花最少的時間在虛與委蛇,而用最快的速度確認共識,找到彼此的共通目標。也就是,雙方都把需求表達清楚(即使看起來氣氛有點緊張),並順利的發展出雙方能夠長處上能夠互補的部分,這是對Steve而言最有效的溝通方式。另外,偏好CT風格也有公私分明的特徵,因此,只要讓對方覺得你不會繼續維持前上級的行事風格與做事方式,他就能夠重新公正的看待你的表現。雖然擴展原來不偏好的CT風格並不容易,但Tim的調整,還是達到不小的成效。

 

                 之三°  
        讓上級如虎添翼:“擴展”與“結合”雙方的風格
幾個月過去了,Tim和Steve的互動漸入佳境,兩人逐漸發展出一種適合彼此的“諫言”模式。Tim理解他的上級希望他積極主動、達成需求,同時還能夠截長補短的給予Steve決策與行為上的建議,亦即,成為有用的左右手,而不是被動的服從命令者。然而Tim也深諳Steve的特性:容易急躁,傾向因為快速下決定而草率,同時常常對事情產生強烈的情緒。雖說如此,他能夠接受諫言,也接受直接了當的討論方式,唯獨要顧全他的面子,不要讓他在眾目睽睽下難看。
因此Tim發揮AD的長處,以高度的臨場反應來“以軟化硬”,總是在Steve控制不住情緒,要在會議中大發雷霆時使眼色,而不是用話語來截斷對方;若Steve激動到忽略了那些暗示,那便在事後才給予意見,而不硬對硬的相衝。久而久之,Steve對Tim越來越器重,越來越重視他的諫言,雙方的信任感也越來越穩固。更有趣的是,Steve在很多時候要指責部屬前,會先詢問Tim的意見,讓他為自己踩剎車,再一起構思出比較周密的管理方案。換言之,Steve在與Tim搭配時,可以比較有覺察的控制自身的CT過當行為,同時,行事風格也變得比以往謹慎仔細;而Tim自己當然也因為Steve對積極、決斷力、明確目標與速度的要求,而擴展了自身較不偏好的CT風格。從這個案例我們可以看到,以LIFO方法來進行向上管理,重要的是理解上級的風格偏好,從中讀取出上級的偏好要如何被對待,並“善用”自己的長處,讓自己的長處能夠協助並促使上級的進步。在溝通上,掌握“橋接”的秘訣,配合對方最偏好的溝通方式提出需求和提案,以獲得共識來促成行動。而在長久的共事上,要“結合”彼此的長處,把雙方在觀點與長處上的差異當成轉機,讓彼此成為最互補的伙伴。

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